Não importa o tamanho de sua empresa, colocar as finanças em dia é essencial para todos os tipos de negócio, isto porque elas representam todos os recursos que a empresa possui e são valores que serão utilizados para a manutenção das atividades operacionais da mesma. Neste post, listamos 5 dicas para colocar as finanças da empresa em dia e que irão lhe mostrar que investir na organização e compreensão das suas finanças pode ser uma excelente opção, deixando tempo para outras atividades de seu negócio.

1. Conheça as finanças da empresa

Uma das primeiras preocupações que devem ser levadas em consideração é o conhecimento das finanças da empresa, ou seja, o que ela realmente possui. Você precisa organizar seus valores de recursos, entender quais são os seus gastos e ainda como ocorrem as entradas de valores na sua empresa.

Uma excelente forma de conseguir fazer isso, após é claro separar todos os documentos, é a implementação do fluxo de caixa. O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que pode ser utilizada de várias formas na gestão de seu negócio.

Separe os valores referentes aos saldos iniciais de seu caixa e dos equivalentes de caixa, representados pelas contas correntes da empresa e, utilizando uma planilha eletrônica ou software de gestão, insira entes valores como valores iniciais de seu fluxo.

Agora é só começar a anotar todas as entradas, geralmente representadas pelos recebimentos de clientes, e também todas as saídas como, por exemplo, pagamento de fornecedores, salários, e outras despesas de seu negócio.

O estabelecimento e uso do fluxo de caixa é um dos primeiros passos para organizar e entender melhor como estão as finanças de sua empresa. Com o uso desta ferramenta, você organiza e entende melhor como sua empresa está em relação aos recursos financeiros e pode acompanhar em tempo real quais os valores realmente estão disponíveis para investimentos ou para outras opções.

Outra prática inteligente e que pode ser utilizada quando a empresa possui um fluxo de caixa bem implementado é a projeção de valores. Assim, com base na rotina da mesma, você poderá prever as possíveis entradas e saídas de recursos e, com isso, planejar suas atividades.

2. Utilize o capital de giro a seu favor

O conceito de capital de giro envolve os valores que você ainda tem a receber de clientes, mas é preciso ficar atento aos prazos concedidos já que, em muitos casos, é comum que se tenha dificuldades de caixa ao dar mais prazo para seus clientes do que você tem com os seus fornecedores, ou seja, você demora mais para receber e tem que desembolsar recursos em menores espaços de tempo.

Entenda também como funcionam épocas de sazonalidade do seu negócio, que são aqueles meses em que as vendas são menores, ou até mesmo maiores, para que você possa estabelecer uma política financeira de pagamentos e recebimentos, contemplando estas questões.

3. Conheça melhor seu departamento financeiro

O departamento financeiro é um dos mais importantes para todo o seu fluxo de recursos. Assim, você deve focar nele, no seu conhecimento e no desenvolvimento de rotinas e controles para que tudo flua da melhor forma possível.

Procure estabelecer uma rotina e formas de cobrança que atuem desde o primeiro dia em atraso do seu cliente. Você pode definir junto ao seu setor de contas a receber que sejam feitas ligações, envio de emails ou mensagens para seus clientes que estão em atraso, tentando entender qual é o motivo do não pagamento. Também invista em uma política de negociação dos títulos em atraso e no controle e classificação do risco de seus clientes. Assim, você cria uma carteira de clientes mais segura e que lhe renderá menos problemas de inadimplência.

É preciso também reservar tempo e recursos para a parte de contas a pagar. Todos os pagamentos deverão estar devidamente registrados no sistema para que possam ser retirados e conferidos relatórios por data de vencimento, por exemplo. É interessante também separar os documentos em pastas especiais por datas, que evitam que os pagamentos sejam esquecidos e feitos em atraso, o que pode gerar muitos inconvenientes, além de multas e juros que podem afetar o seu equilíbrio financeiro. A criação de uma rotina diária de pagamentos é indicada, já que agiliza e torna o processo muito mais rápido e também confiável.

Assim como foi feito nos recebimentos, é interessante investir em negociação para eventuais atrasos, negociando valores, prazos, multas e juros.

4. Gerencie seus estoques

Caso a sua empresa trabalhe com estoques, é preciso investir em um bom software ou planilha de controle. É necessário que sejam registradas todas as entradas e saídas de mercadorias, pois isso afetará também a questão de contas a pagar e a receber.

Um bom controle de estoques também evita fraudes e desvios de mercadorias, assim como permite que você conheça e saiba como está o giro do seu estoque, que está ligado ao tempo que as mercadorias entram e efetivamente saem de sua empresa. Com o bom conhecimento desta área, você pode evitar tanto falta quanto sobra de mercadorias, o que pode prejudicar seus negócios. Outras possibilidades estão na criação de promoções para que mercadorias que demoram a sair tenham um giro mais rápido e para que você possa investir naquelas que têm uma maior saída.

5. Entenda suas demonstrações financeiras

Mesmo que você não conheça os termos técnicos, procure se aproximar da contabilidade da sua empresa e entenda o que são e para que servem as demonstrações. As principais delas e que lhe fornecerão valiosas informações são o Balanço Patrimonial, que apresenta os bens, direitos e obrigações de sua empresa e a Demonstração do Resultado do Exercício, que mostra a geração de suas Receitas e Despesas e, por consequência, de seu lucro ou prejuízo do período.

A utilização destas informações aliadas às outras informações financeiras de sua empresa é vital para a boa gestão de seu negócio.